Stunden vergehen, alle reden, niemand sagt was?
Hier verrate ich Ihnen einige meiner Erfolgsfaktoren für gelungene Workshops.

Teil 1 von 3: Vorbereitung
Teil 2 von 3: Durchführung
Teil 3 von 3: Nachbereitung

Zuallererst
Denken Sie darüber nach, wie lange der Workshop dauern soll. Richtwerte: mind. 90 Minuten, max. zwei Tage.
Können Sie den Meetingraum vor Ort nutzen oder erscheint es sinnvoller, die Teilnehmer aus dem gewohnten Arbeitsumfeld herausholen?
Suchen Sie sich jemanden, mit dem Sie die Planung des Workshops besprechen können. Manchmal erscheint einem so ein Vorhaben wie eine grosse Last – und sie wird plötzlich viel leichter, wenn man sich dazu mit einer vertrauten Person austauschen kann.

Teilnehmer
Prüfen Sie die Verfügbarkeit der „Prio-A“-Teilnehmer telefonisch, bevor Sie die Einladung versenden. Ein Meeting, in dem die meisten Entscheidungen „später noch mit Frau/ Herrn Sowieso besprochen“ werden müssen, ist freud- und sinnlos.
Überlegen Sie, wer dabei sein muss (Entscheider, Betroffene), dabei sein kann (Informationsträger, Promoter) und darf (Praktikanten, Werkstudenten). Je mehr Teilnehmer desto langwieriger die Diskussionen. Und laden Sie nicht nur Ja-Sager ein.
Wer dokumentiert das Treffen und wer moderiert es? Im Idealfall sind das nicht Sie selbst. Wenn Ihnen keiner der Teilnehmer als Moderator geeignet erscheint, suchen Sie sich einen externen. Häufig kann Ihnen die Personalabteilung hierbei schnell weiterhelfen.

Agendaplanung
Sollten sich die Teilnehmer noch nicht kennen, planen Sie Zeit für eine Vorstellungsrunde, vielleicht sogar ein kleines Spiel ein. Und geben Sie sich und den Menschen Zeit, sich in dieser neuen Konstellation miteinander bekannt zu machen.
Wenn Ihre Teilnehmer etwas für die Veranstaltung vorbereiten oder durchlesen sollen, dann senden Sie diese Informationen eindeutig formuliert und rechtzeitig und erinnern Sie daran. Mehrfach. Explizit.
Pausen werden gerne nicht gemacht oder auf nachher verschoben. Stattdessen diskutiert man sich die Köpfe heiss und verdrückt nebenher ein paar blasse Brötchen im Stehen. Wenn Sie herausfinden wollen, was die Leute bewegt und wodurch sie sich motivieren lassen, dann machen Sie Pausen und verlassen Sie dafür den Meetingraum.
So zwischen Mittagessen und Kaffeestunde schaltet unser Gehirn gerne in Stand-by-Modus. Sorgen Sie für aktivierende Inhalte während dieser Zeit.
Kalkulieren Sie zum Ende der Veranstaltung eine abschliessende Feedback Runde ein, in der jeder Teilnehmer kurz und knapp seine Eindrücke schildern kann und in der die Ergebnisse des Meetings und die nächsten Schritte zusammengefasst bzw. skizziert werden.

Organisatorisches
In der Einladung an die Teilnehmer sollten folgende Informationen enthalten sein: Anlass des Treffens, Datum, Uhrzeit, Ort/Raum, Ziel des Workshops, zu erwartende Outcomes, wer soll was dafür vorbereiten, welche Dokumente sollten vorher gelesen werden.
Sorgen Sie für angenehme Bedingungen. Dazu gehört ein Raum mit Tageslicht und -luft, darin genug Platz für jeden Teilnehmer, kalte/warme Getränke und funktionierendes Material (Flipcharts, Pinnwände, Stifte, Beamer etc.).
Ein (selbstgebackener) Kuchen wirkt Wunder.